Máy in đơn năng hay đa năng? Đâu là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp?

Doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào tài liệu, hợp đồng và hồ sơ giấy, máy in trở thành một trong những thiết bị văn phòng không thể thiếu. Tuy nhiên, khi lựa chọn máy in nhiều doanh nghiệp lại băn khoăn giữa hai lựa chọn phổ biến nhất hiện nay máy in đơn năng hay máy in đa năng. Vậy đâu mới là giải pháp phù hợp, giúp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất làm việc ổn định. Tìm hiểu ngay qua bài viết sau của TopWay

Hiểu đúng về máy in đơn năng và máy in đa năng

Trước khi chọn máy in phù hợp, doanh nghiệp cần nắm rõ sự khác biệt giữa hai dòng máy phổ biến nhất hiện nay để đảm bảo quyết định đầu tư chính xác và tiết kiệm.

Máy in đơn năng là gì?

Máy in đơn năng chỉ tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất: in tài liệu.

Dòng máy này chú trọng tốc độ, độ bền và khả năng vận hành ổn định theo thời gian. Thường được dùng trong môi trường doanh nghiệp cần in số lượng lớn nhưng không phát sinh nhiều tác vụ khác.

Máy in đa năng là gì?

Máy in đa năng là thiết bị tích hợp nhiều chức năng trong cùng một máy: in – scan – copy – fax (tùy model). Đây là lựa chọn linh hoạt, tiết kiệm không gian và phù hợp với văn phòng hiện đại có nhu cầu xử lý tài liệu đa dạng.

Ưu và nhược điểm của từng loại máy in

Mỗi loại máy in đều có điểm mạnh và hạn chế riêng. Hiểu rõ điều này giúp doanh nghiệp tránh lãng phí và tận dụng tối đa hiệu quả vận hành.

Máy in đơn năng

Ưu điểm

Tốc độ in nhanh, phù hợp doanh nghiệp cần xử lý hàng trăm – hàng ngàn trang mỗi ngày.
Độ bền cao, ít hư hỏng vì cơ chế vận hành đơn giản.
Giá thành thấp hơn so với máy in đa năng cùng phân khúc.
Chi phí vận hành (mực, bảo trì) thường rẻ hơn, tiết kiệm về lâu dài.

Nhược điểm

Chỉ in được, không hỗ trợ scan, photocopy hay fax.
Khi cần số hóa hay sao chép tài liệu phải đầu tư thêm thiết bị khác.

Máy in đa năng

Ưu điểm

Tích hợp nhiều chức năng, rất tiện lợi cho văn phòng: in – scan – sao chép – gửi fax.
Tiết kiệm diện tích vì gom nhiều thiết bị vào một.
Quản lý tài liệu hiệu quả, đặc biệt cho doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ hoặc xử lý chứng từ.
Một số dòng máy in đa năng còn hỗ trợ kết nối WiFi, in từ điện thoại, phù hợp xu hướng làm việc linh hoạt.

Nhược điểm

Giá cao hơn so với máy in đơn năng.
Cấu tạo phức tạp, có thể tốn nhiều chi phí sửa chữa nếu hỏng hóc.
Tốc độ in đôi khi không nhanh bằng máy in đơn năng chuyên dụng.

Doanh nghiệp nên chọn máy in đơn năng hay máy in đa năng?

Không phải doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu giống nhau. Vì vậy, việc phân tích đúng nhu cầu thực tế sẽ quyết định lựa chọn máy in đơn năng hay đa năng một cách tối ưu.

Nếu doanh nghiệp ưu tiên tốc độ và chi phí vận hành thấp. Máy in đơn năng là lựa chọn lý tưởng.

Loại máy in này phù hợp với:

Văn phòng chuyên in hợp đồng, hồ sơ
Doanh nghiệp vận hành nhiều chi nhánh cần in liên tục
Nơi khối lượng in lớn nhưng ít khi cần scan hoặc photocopy

Đặc biệt, máy in đơn năng laser được ưa chuộng vì độ bền cao và chi phí mực thấp.

Nếu doanh nghiệp cần xử lý đa dạng tài liệu

Máy in đa năng sẽ phát huy tối đa lợi ích.

Thiết bị này phù hợp cho:

Văn phòng cần scan chứng từ hàng ngày
Công ty dịch vụ, kế toán, tài chính
Doanh nghiệp nhỏ muốn tiết kiệm diện tích và chi phí đầu tư nhiều thiết bị

Máy in đa năng giúp giảm thời gian di chuyển giữa các thiết bị và tối ưu quy trình làm việc.

Máy in laser hay máy in phun

Máy in laser phù hợp doanh nghiệp vì tốc độ nhanh, bản in sắc nét, không lem mực. Chi phí mỗi trang in thấp.
Máy in phun phù hợp doanh nghiệp cần in ảnh hoặc tài liệu màu chất lượng cao, nhưng chi phí vận hành cao hơn.

Với doanh nghiệp, máy in laser thường là lựa chọn tối ưu hơn.

Những tiêu chí chọn máy in phù hợp cho doanh nghiệp

Một quyết định mua sắm thông minh cần dựa trên nhiều yếu tố, từ khối lượng in đến chi phí vận hành và không gian văn phòng.

Khi quyết định chọn máy in đơn năng hay đa năng, hãy dựa vào các yếu tố sau:

Khối lượng in hàng tháng: Nếu doanh nghiệp in trên 3.000–10.000 trang/tháng, máy in laser đơn năng là lựa chọn tối ưu.
Nhu cầu scan và photocopy: Nếu nhu cầu scan nhiều, nên chọn máy in đa năng để tối ưu thời gian và chi phí.
Chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vận hành: Máy in đơn năng rẻ hơn, nhưng máy in đa năng tiết kiệm nếu doanh nghiệp cần nhiều chức năng.
Không gian văn phòng: Máy in đa năng giúp giảm số lượng thiết bị trong phòng làm việc.
Tính linh hoạt: Một số doanh nghiệp nhỏ ưu tiên máy in đa năng vì tiện lợi, dù khối lượng in không quá lớn.

Kết luận

Máy in đơn năng và máy in đa năng đều mang lại giá trị riêng tùy theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Để lựa chọn đúng, doanh nghiệp cần xem xét khối lượng in hàng tháng, mức độ cần thiết của việc scan và sao chép, chi phí vận hành lâu dài và không gian văn phòng. Nếu doanh nghiệp ưu tiên tốc độ, độ bền và chi phí hợp lý thì máy in đơn năng là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, nếu cần xử lý tài liệu linh hoạt và thực hiện nhiều tác vụ thì máy in đa năng sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.

Liên hệ Topway ngay hôm nay để được tư vấn chọn máy in phù hợp và nhận báo giá tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn!